Puesto anunciado el 13 de septiembre de 2022
Título del puesto: Asistente de programas
Estado de exención: No exento
Depende de: Director del programa
Salario: 18 – 23 $/hora
Horario: De lunes a viernes de 8:00 a 16:30 (ocasionalmente por las tardes o los sábados)
*Bonificación por contratación disponible para este puesto
Descripción general
El Asistente del Programa es un miembro del equipo de la Universidad de Padres del Centro Comunitario de Aprendizaje del Norte de Omaha. Se espera que esta persona realice un conjunto diverso, detallado y avanzado de tareas administrativas relacionadas con el buen funcionamiento de la Universidad Parent. También se espera de esta persona que salude y destaque en la interacción con el personal y los visitantes.
Funciones esenciales del puesto
- Planificar, organizar, coordinar y dirigir los aspectos administrativos y de oficina del Director del Programa. Las funciones de oficina incluyen, entre otras, revisar y responder llamadas, mensajes de voz, correo electrónico y correo postal, así como saludar a los participantes en el programa.
- Organizar, mantener y coordinar el calendario del Director del Programa, así como de otros miembros del equipo si así lo solicita el Director.
- Introducir los datos en la base de datos identificada y crear los informes necesarios.
- Mantener y organizar el inventario de suministros del programa, ayudar en los pedidos de suministros y organizar las salas de reuniones.
- Establecer, actualizar y mantener sistemas y procedimientos de oficina, incluidos registros y archivo.
- Preparar presentaciones en PowerPoint, informes, hojas de cálculo, paquetes, actas de reuniones y otra correspondencia del programa.
- Garantizar que la información pertinente esté disponible o sea accesible para el funcionamiento fluido y eficaz del Learning Community Center of North Omaha.
- Ayudar con las operaciones logísticas para satisfacer las necesidades del programa, incluido el uso del vehículo para recoger y entregar los materiales del programa según sea necesario.
- Participar activamente en las reuniones de equipo
- Otras tareas que se le asignen.
Autogestión y liderazgo
- Capacidad de comunicación proactiva y eficaz, verbal y escrita.
- Actitud positiva, entusiasmo, cooperación, voluntad de trabajar con y para los demás.
- Profesional y servicial en el trabajo con el personal, las familias y el público. Va más allá para ayudar a desarrollar una solución.
- Demostrar capacidad de flexibilidad y adaptación a los cambios en las condiciones de trabajo o en los requisitos de los proyectos.
- Cumple sistemáticamente sus compromisos, proporciona información y servicios de forma exhaustiva y puntual. Es puntual en el cumplimiento de los plazos y en la realización de todas las funciones laborales.
- Cumple la política de asistencia.
- Mantener una apariencia profesional informal.
- Toma la iniciativa en todos los proyectos y actividades.
- Genera ideas innovadoras y alternativas a las tareas asignadas.
- Demuestra un alto nivel de integridad.
- Proporciona un ejemplo positivo mediante la adhesión a las políticas de la organización.
- Demuestra interés y deseo de hacer el mejor trabajo posible.
Requisitos mínimos
- Se requiere diploma de enseñanza secundaria/GED con al menos 2 años de experiencia en un campo relacionado.
- Excelentes habilidades escritas, verbales, de presentación e interpersonales.
- Comportamiento profesional y positivo
- Capacidad para establecer prioridades, realizar el seguimiento de las tareas y cumplir los plazos.
- Capacidad para asistir a talleres, reuniones y/o cursos de formación.
- Capacidad para trabajar de forma independiente, organizando el tiempo, los detalles, pero comprometido con la función de equipo.
- Dominio de Word, PowerPoint y Excel
- Transporte fiable, carné de conducir válido y seguro con buen historial de conducción.
- Horario flexible (puede trabajar ocasionalmente algunas tardes y fines de semana)
Requisitos físicos
- Las exigencias físicas aquí descritas son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto de trabajo. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.
- En el desempeño de las funciones de este puesto, el empleado debe trabajar en una posición estacionaria durante largos periodos de tiempo; manejar un ordenador y otros equipos de oficina, desplazarse dentro de la oficina; comunicarse frecuentemente con compañeros de trabajo, proveedores y miembros del público. Ocasionalmente se requiere que el empleado levante y/o mueva hasta 20 libras dentro y fuera de la organización.
Las funciones esenciales del puesto detalladas anteriormente no constituyen una lista exhaustiva. El Director del Programa podrá añadir otras funciones, según sea necesario o según le sean asignadas.